Pour bien fonctionner et être pérenne dans le temps, l’AMAP a besoin de différent·es référent·es impliqué·es qui vont se charger de diverses tâches. Dans une association comme une AMAP, il y a des rôles obligatoires :
- Un·e représentant·e légal·e : dans les associations classiques, c’est le ou la Président·e qui tient ce rôle ;
- Une personne pour tenir la comptabilité : le ou la trésorier·e ou responsable financier·e
De plus, l’organisation légale, qu’elle soit classique ou collégiale, doit être inscrite dans les statuts de l’association et validé en Assemblée Générale Extraordinaire.
En plus de ces rôles obligatoires, l’AMAP fonctionne donc avec des référent·es qui ont des missions bien spécifiques. Ces missions ainsi que le nombre de référent·es varient en fonction de l’AMAP, de sa taille et de son fonctionnement habituel. Une bonne répartition des rôles permet que toute la charge ne repose sur les épaules que de quelques personnes et ainsi d’éviter l’épuisement d’amapien·nes.
Voici quelques exemples de référent·es que l’on retrouve en AMAP :
- Référent·e partenariat / producteur / contrat : c’est la personne qui va servir de point de contact privilégié entre le·a paysan·e et l’AMAP, qui va s’occuper de gérer le contrat, transmettre les informations concernant la ferme, réceptionner les chèques et les distribuer au producteur, organiser des visites sur la ferme… C’est un rôle indispensable dans l’AMAP et il doit y avoir un référent par partenariat.
- Référent·e communication : une ou plusieurs personnes qui vont se charger de la communication interne et externe à l’AMAP. Cela peut passer par la gestion du site internet, des réseaux sociaux, de la boîte mail, d’envoyer les informations aux amapien·nes…
- Référent·e adhésion / budget : souvent le ou la trésorier·e de l’association. La personne se charge des adhésions, de la trésorerie, de l’achat de matériel ou de la location de salles…
- Référent·e accueil : une personne chargée d’accueillir les nouveaux amapien·nes ou de gérer la liste d’attente, s’assurer de l’intégration de la nouvelle recrue dans l’association…
- Référent·e administratif : surtout actif au début de la création de l’AMAP, ça peut être le ou la président·e de l’association. Il ou elle va s’occuper des statuts, des assurances…
Ce ne sont que des exemples car chaque AMAP est unique et s’organise de manière spécifique selon ses besoins. Libre à vous de créer d’autres types de référent·es ou de diviser les rôles. Par exemple, certaines AMAP vont avoir plusieurs référent·es communication : une personne pour se charger des réseaux sociaux, une autre de la boîte mail et une autre encore du site internet… Cela dépend de plusieurs facteurs, de l’implication et de la motivation des amapien·nes.
Dans tous les cas, il peut être utile et même important de créer une fiche de rôle pour chaque référent·e, dans laquelle on retrouvera des informations essentielles comme les missions, quelles sont les tâches à réaliser et à quelle fréquence, quelles sont les compétences et les savoir-faire nécessaire pour réaliser à bien les missions, quelles sont les autres personnes dans l’AMAP avec lesquelles la personne va travailler… C’est une aide précieuse qui peut aider à mieux visualiser la dimension du rôle pour la personne qui souhaite devenir référent·e, de pouvoir faire plus facilement une transmission d’information et de garder une trace de ce qu’il faut faire au sein de l’AMAP.
Maintenant que vous savez tout cela, vous avez toutes les clés en main pour mettre en place et former des référent·es au sein de votre AMAP !
Ressources
Fiche : la répartition des rôles, par le Réseau AMAP Île-de-France
