Derrière chaque AMAP, il y a une équipe de référents bénévoles qui font vivre leur association : gestion des contrats, des partenariats, des livraisons, accueil des nouveaux amapien·nes, communication, comptabilité… Ces relais sont essentiels et permettent aux paysan·nes de se concentrer sur leur activité préférée : prendre soin du vivant pour nous régaler !
Pourquoi c’est si important ? Chaque heure d’un paysanne passe à gérer les contrats ou relacer des paiements, est une heure de moins dans les champs. Donc la clef, c’est une AMAP bien organisée, avec des référents actifs et des outils efficaces. Mais avec des bénévoles de moins en moins nombreux, un temps personnel déjà très chargé, comment nous organiser rapidement et efficacement ?
C’est le moment de montrer l’importance du réseau et sa capacité à mutualiser les ressources et les outils adéquats !
Les premières étapes vers des partenariats sereins pour les paysan·nes mais aussi pour les amapien·nes :
Lors d’un de vos conseils d’administration, prenez le temps de bien cartographier l’organisation de votre AMAP :
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- Lister toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement (communication, comptabilité, accueil, livraison….).
- Créez une fiche pour chaque tâche avec : une description de la mission, le temps nécessaire, les moyens mis à disposition, les points de vigilance.
- Réalisez un organigramme présentant les membres du CA (ainsi que les référent·es) et les tâches associées à chacun·e.
Ce temps d’échange permet à tout le monde de partager le même niveau d’information et de connaître les attentes de chacun·e. Cela permet à de nouvelles personnes de s’engager beaucoup plus facilement, car elles sauront exactement leurs futures missions (lever les freins vers l’implication).
- Accompagner chaque nouvelle personne prenant une tâche
- Grâce à un tuilage les premières semaines (avec comme support la fiche mission que vous aurez préalablement réalisée)
- Possibilité d’avoir plusieurs référents par partenariat (ou un référent principal et un second)
- Et les paysan·nes ?
- Il faut qu’ils puissent avoir des informations claires, précises, idéalement dans un seul document. Par exemple : un tableau de suivi des contrats, avec les sommes versées, les chèques et numéros de chèques associés. Si possible bien vérifier les chèques lors de la réception, libellé, montant et signature (cela peut éviter beaucoup d’aller-retour).
Est-ce que les AMAP ont des obligations par rapports aux contrats, documents en leur possession ?
- Il faut effectivement avoir à votre disposition au moment de la livraison :
- Un exemplaire de la charte
- Statuts ou règlement intérieur de votre AMAP, si déclarée (récépissé de création)
- Attestation d’assurance
- Un exemple de contrat vierge
- Copies certifications bio de vos paysan·nes (à retrouver sur le site : https://annuaire.agencebio.org/)
- Les contrats en cours signés des deux parties (amapien·ne et paysan·ne). Sauf s’ils sont dématérialisés.
- Convention signée d’occupation de l’espace qu’il soit public ou privé.
Quelques ressources pour vous aider :
Fiche référent de l'AMAP Moulin de Redon
Fiche j'organise ma livraison en AMAP
Fiche la répartition des rôles en AMAP du réseau IdF
Atelier-questionner l'organisation de son AMAP du réseau des AMAP IdF
Exemple de tableau de synthese de paiements
Article du MIRAMAP comment répartir les tâches et trouver de nouveaux et nouvelles referentes dans vos AMAP
